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良いミーティング ベスト5

第5位 「議事録が残っている」

やっぱり良いミーティングは、後でも見返して見ることが多くなります。

そのためにも、議事録を残す事は大切です。

ただし、1文字1文字綺麗に書き残すのではなく、会議で何を話し合い、どのような結果に至ったのかの要点を記載しておくのがポイントです。

ファシリテーションを行う人が、ホワイトボードなどで議論の内容を記載しながら進められていると、そのホワイトボードを撮影してそのデータを共有ドライブなどに残しておくと手間も省けてオススメです。

残す際には、議事録>会議名>日時のフォルダ階層で整理しておくと、後で見たり追加していく際に便利です。

第4位 「時間内に終わる」

ミーティングで結構大事なことが「時間を守る」事です。

本質的には、参加者への敬意を払う事に通じるのですが、参加人数が多いほど時間を守る事は重要になります。

参加者がビジネスマンであれば、仕事ですので当然一人当たりの時間に対するコストがかかります。

仮に月給100万円のサラリーマンであれば、月は平日20日と計算すると1日5万円、1営業日8時間と計算すると1人あたり1時間で約6,000円かかる事になります。

サラリーマンのコストは、月給だけではなく利用している機材や職場の管理費などもかかるため、1時間1万円と考えても良いのではないでしょうか。

その場合、1時間のミーティングを10人ですると1回10万円のコストがかかる事になり、それ以上の価値がミーティングで作れるかどうかが焦点になります。

そのため、遅刻や延長をして参加者の時間を無駄にしたり、本来の参加者が不在のまま進めて議論の質を下げてしまう事はとても勿体ない事ですし、他の参加者にとても失礼な行為となります。

もし万が一、遅刻や出席できなさそうな時は、できる限り事前に連絡をする事で、問題を回避できる上、参加者全員に対して敬意を払う事ができます。

第3位 「議題が明確である」

全てがここに集約するほど重要な事なのが「議題」、要するに「何を決めるか」です。

話す内容が決まっていない状態で、多くの人と話すと内容が散漫になります。

そのため、事前に話す内容の要点を言葉にして、何についてみんなで話すのかを明確にし、参加者の頭の使う方向を統一する事で最良の結果へ導くことができます。

会議前も会議後も明確になっている程良いので、ホワイトボードなどに議題は大きく書いておくと全員がブレずに話し合うことができます。

第2位 「信頼関係を結ぶ」

議論をする以上、意見は活発に行われる事が理想です。要するに参加する以上、参加者全員が発言する事です。

そのためには、お互いの信頼関係が重要になります。

「この場では、議題に対して自分の意見を言って良い場なんだ」と全員がそう思える場にする必要があります。

そのために色々なやり方がありますが、ミーティングを始める前に「発言の内容を否定しない」など予め発言しやすくなる「ルール」を決めて始めるのも良い方法です。

第1位 「参加者全員が良いミーティングだったと思える」

やはり一番重要なのはミーティング後に全員がやって良かったと思える内容になる事です。

全員が発言するなど参加する事ができていて、明確な議題に対して全員の意見交換によって良い結論が導かれていれば自ずとそういうミーティングになります。

終わった後、参加者に「今回のミーティングはどうだったか?」「次回はどうあればもっと良いか?」を聞くと次のミーティングをもっとよくするヒントになります。

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